Quand on a un poste qui exige d’être face à un ordinateur toute la journée, travailler de chez soi peut sembler relativement simple à mettre en place. Il suffit d’avoir une connexion internet, et un endroit où s’asseoir.
Vous l’avez d’ailleurs probablement déjà expérimenté de temps en temps. Par exemple lors d’un jour de grève, de neige, ou de feuilles mortes, ou lorsque vous vous êtes repenché.e sur un dossier tard le soir.
Sauf que lorsque cet état se prolonge dans le temps, avec un certain nombre de contraintes entourant son exécution, qu’il y a en plus un nouvel horizon de distractions (en intérieur, certes, puisqu’on ne peut pas aller batifoler au parc) et qu’on fait la classe à ses enfants, l’organisation personnelle peut devenir un challenge.
Alors, quels sont les bénéfices du télétravail et comment créer une organisation qui vous permette d’être efficace et productif ?
1. Les bénéfices du télétravail
Une plus grande efficacité et responsabilisation personnelles
Travailler de chez soi permet déjà de gagner sur le temps de trajet. Et les télétravailleurs peuvent organiser leur journée en fonction de leurs heures les plus efficaces, qui ne sont pas forcément comprises entre 9 et 18h.
Par ailleurs, le télétravail permet de s’organiser comme on le souhaite. De travailler par rapport à ses objectifs plutôt que de faire du présentéisme, qui crée un climat délétère en entreprise, avec le sentiment de devoir s’excuser quand on souhaite quitter plus tôt le bureau.
De nombreuses études montrent que les télétravailleurs sont plus productifs.
Une plus grande créativité
Le fait d’avoir moins de bruit ou de distractions au bureau, et aussi plus d’intimité, permet de se concentrer davantage. C’est la condition pour exprimer sa créativité, tout comme le fait d’être moins dépendant du regard des autres pour trouver des solutions.
Un meilleur équilibre de vie
Le fait d’avoir de l’autonomie dans l’organisation de sa journée crée un meilleur équilibre de vie entre les activités professionnelles et le temps de vie personnel et familial.
Il est possible par exemple d’aller à un rendez-vous médical le matin, et se remettre au travail en rentrant.
Au bureau, au contraire, aller voir un médecin demande des contorsions horaires et un temps de trajet complexe du type bureau-médecin-bureau-maison.
Les limites du télétravail
Néanmoins, les télétravailleurs doivent composer avec l’isolement et la perte de repères entre vie professionnelle et vie privée.
D’ailleurs, travailler dans un environnement avec des collègues, hors du domicile, génère souvent une meilleure estime de soi, un sentiment d’efficacité personnelle (malgré les pauses et les interruptions régulières – mais, bien sûr, c’est une perception) ainsi que des émotions positives.
2. Quatre façons de bien s’organiser quand on travaille de chez soi
Repenser ses priorités et travailler intelligemment
L’objectif principal est de se mettre en action sans vous éparpiller.
Ca vaut le coup de revoir vos priorités, avec réalisme, en sachant que la gestion de crise par ailleurs est extrêmement chronophage.
D’autant que certains projets ont pu être décalés ou annulés, et d’autres sont désormais plus pressants.
Une fois ces priorités posées, ainsi que les résultats attendus, précisez vos objectifs pour la semaine et la journée.
Assurez-vous que toutes vos activités sont orientées vers l’atteinte de ces objectifs.
En ces temps d’anxiété généralisée, il peut tentant de se disperser, et de se jeter sur des actions parfaitement inutiles comme si notre vie en dépendait, juste pour s’occuper.
Reprenez de la hauteur, décidez quelles sont les activités qui vont dans le sens de vos objectifs et des résultats que vous en attendez, et focalisez-vous dessus.
Toutes les activités qui ne font pas avancer vos projets prioritaires ne doivent pas vous prendre de temps.
De la même façon qu’en période normale, essayez de dédier des moments spécifiques à la lecture de vos mails (et pas toutes les minutes), tout en réservant des plages de travail dans le calme.
La tâche la plus importante de la journée doit rester la plus importante.
“Arriver” au travail”
Soyez présent.e au travail comme si vous passiez la porte de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin de porter de costume ou de tailleur, mais soyez frais, préparé.e, et prêt.e à travailler.
Vous pouvez sanctuariser et préparer l’endroit où vous allez travailler. Cet endroit devra être dans la mesure du possible lumineux, calme et si possible consacré au travail et à aucune autre activité.
Anticipez également la façon dont vous allez mener vos réunions téléphoniques. Vous n’attendez pas un colis pile à ce moment-là ? Ou une l’intervention d’un ouvrier ? Où seront vos enfants ou votre conjoint à ce moment-là ? Assurez-vous que vous ne serez pas dérangé.e.
Se fixer un agenda
Maintenant que la norme ne vous impose plus d’arriver à une heure précise, il est essentiel de maintenir des horaires de travail, avec en particulier une heure de début et une heure de fin.
Communiquez-les pour vous assurer que tout le monde les a en tête.
En sachant que le plus important est que vous-même les respectiez !
Trop facile, parce qu’on travaille de chez soi, de ne soudain plus avoir d’horaires et de travailler matin, midi et soir, sous prétexte que notre ordinateur est à portée de main.
Vos temps de repos
Prévoyez aussi vos temps de repos ou d’activité physique (pause café, jeux ou discussion avec votre famille, vos collègues ou vos amis).
Il est notamment essentiel de vous aérer, même si c’est pour un court moment, et de faire des breaks dans la journée, d’autant plus lorsque le bureau, la cuisine et la chambre sont dans un rayon de 50 mètres.
Vous en reviendrez frais, et inspiré.e, prêts à vous concentrer à nouveau.
Anticipez également les moments dédiés à s’occuper des enfants. En fonction de leur degré d’autonomie, cela peut prendre plus ou moins de temps dans la journée.
Eviter les distractions
Mettez en pause toutes les distractions pendant vos temps de travail. Vous pouvez par exemple mettre en place des limites automatiques sur votre téléphone ou ordinateur.
En fonction de votre configuration, toutes vos applications, ou seulement certaines (par exemples les réseaux sociaux) ne seront plus accessibles au bout d’un certain temps.
De nombreux outils peuvent vous aider aujourd’hui à vous organiser :
Votre agenda
Il est utilisé à tort uniquement pour les réunions ou rendez-vous !
Mais vous pouvez bloquer des créneaux de travail, et finalement toute votre to-do list en y mettant les plus petites activités pour vous assurer de réellement prévoir le temps pour chaque chose.
Ainsi, vous ne vous retrouverez pas à repousser chaque jour des choses à faire ou à produire un document en catastrophe parce que vous étiez occupé.e à autre chose.
Vos mails
Vous pouvez créer des règles pour gagner du temps.
Les règles fonctionnent sur le principe de “si je reçois un mail de telle personne ou sur tel sujet”, voici l’action que je veux appliquer (marquer le mail comme prioritaire, le ranger dans un dossier, etc.)
Outils de planification et de gestion de projets
Il en existe beaucoup, comme Asana, ou Monday.com, ou encore Trello qui vous permettent de suivre vos tâches et de pouvoir les attribuer à des membres de votre équipe.
Vos dossiers
Faites le tri pour avoir une arborescence claire et facilement accessible.
Il y a des figures imposées pour s’organiser au mieux quand on travaille de chez soi. Cette structure permet non seulement d’avoir un cadre de travail efficace, mais aussi d’opérer une séparation entre vie privée et vie professionnelle.
Et vous, qu’avez-vous mis en place en période de télétravail ?
Répondez dans les commentaires !
