Les 8 clés pour réussir votre prise de poste, sans stress

Vous avez été tellement focalisé.e sur le fait d’obtenir une promotion en interne ou par recrutement, que vous avez peut-être oublié que la prise de poste représente 50% du processus (heureusement, vous êtes là…)

Car passé le processus de sélection et la négociation de votre augmentation ou salaire, encore faut-il ensuite réellement être performant.e dans le poste, alors même que vous êtes en terrain inconnu.

Et c’est ce qui vous place dans une situation vulnérable.

Non seulement parce que vous devez absorber rapidement de nouvelles informations et rencontrer une infinité de nouvelles personnes, sans avoir une parfaite maîtrise du périmètre. 

Mais encore parce que des attentes pèsent sur vous, notamment celle d’être rapidement opérationnel.le. 

Stress, confusion, agitation, syndrome de l’imposteur, perfectionnisme : une prise de poste n’est pas de tout repos. 

En effet, de nombreuses études (Gartner, Center for Creative Leadership, etc.) mettent en évidence l’échec d’entre 40 et 60% des nouveaux managers dans les deux ans de leur prise de fonction.

Et que cela soit le fait d’une promotion interne ou par recrutement externe. 

Quand ils n’échouent pas complètement, ils ne réussissent pas aussi bien que ce qui était attendu d’eux.

Pourquoi les prises de poste débouchent sur un échec ?

Du point de vue du salarié, il peut y avoir plusieurs causes :

• Appliquer les recettes qui ont marché dans le passé sur un périmètre différent, et sans se remettre en question
• Ne pas prendre en compte les feedbacks des nouveaux interlocuteurs, qu’ils soient dans une position de leadership ou pas 
• Etre aveugle aux nouveaux enjeux de pouvoir
• Ne pas projeter de vision pertinente compte tenu des enjeux, en distinguant ce qui est pertinent de ce qui l’est moins
• Se noyer dans l’opérationnel par volonté de maîtriser le job, plutôt que de garder une vue hélicoptère

Du point de vue du management, il y a souvent un accompagnement trop léger à vos côtés dans cette phase, et une communication insuffisante sur les attentes (qui sont parmi les 15 signes d’un environnement de travail toxique). 

Les enjeux d’une prise de poste

Une prise de poste est donc une période exigeante qui implique des enjeux : 

• relationnels : construire de nouvelles relations et alliances pour maximiser votre succès,
• stratégiques : établir une feuille de route,
• opérationnels : être productif, appliquer de nouvelles compétences.

Autant dire que vous allez être occupé.e.

Pas seulement dans vos activités au quotidien, mais aussi émotionnellement et au niveau de votre énergie.

Combien de temps dure une prise de poste ?

Une prise de poste se fait sur environ 9 à 12 mois.

Ca paraît long, mais c’est le temps qu’il faut pour complètement s’installer et maîtriser le nouveau périmètre.

En réalité, les 3 premiers mois sont déterminants. C’est une période nécessaire pour avoir les idées claires sur votre périmètre, et voir les premiers résultats de vos actions.  Il s’agit des 100 jours. 

Comment préparer sa prise de poste ?

Pour préparer cette prise de poste, qui est un des moments critiques d’une carrière, de nombreux professionnels font appel au coaching (voir ces 10 moments où vous avez besoin d’un coach exécutif). 

Nous pouvons travailler sur un coaching de prise de poste.

Avec un executive coach, ou coach de carrière, vous travaillez sur la stratégie et les outils pour : 

• Comprendre les jeux de pouvoir et pour qui vous travaillez (et je ne parle pas de votre manager direct)
• Rencontrer votre nouvelle équipe et créer une relation de confiance
• Tisser des liens avec votre management et les différentes partie-prenantes
• Renforcer votre mental, combattre le syndrome de l’imposteur et développer votre leadership
• Etre performant.e et efficace pour avancer rapidement
• Elaborer et valider votre feuille de route à court et moyen-terme (le long terme viendra plus tard) 
• Travailler votre prise de décision et votre communication pour ne laisser aucune place à l’ambiguïté, même si vous êtes vous-mêmes dans une phase de confusion
• Combattre le stress et veiller à votre bien-être

Nous allons aborder chacune de ces thématiques.

Comprendre les jeux de pouvoir

Votre première mission lorsque vous prenez votre poste est de comprendre les jeux de pouvoir, à savoir qui : 

• Décide officiellement ? Quelles sont les lignes de management direct et transverses ? 
• Décide officieusement ? 
• Doit être dans la boucle de vos projets ? 
• Sont les alliés ? 
• Les opposants ?

Cela vous permettra d’être au clair et de ne pas commettre d’erreurs.

Par ailleurs, cela vous aidera à gagner énormément de temps en vous adressant tout de suite aux bonnes personnes et en impliquant les contacts pertinents. 

Peut-être que le CEO veut être associé à certains projets et pas à d’autres. 

Ou que le CFO doit être dans la boucle dans certains cas. 

N’oubliez pas les contacts officieux, qui n’ont pas de responsabilité avérée sur le projet mais maximiseront son impact en le soutenant.

Croyez-moi, ne laissez pas passer cette étape, même si vous pensez que la situation est simple et que vous savez qui fait quoi sur un organigramme.

Cette étape demande du temps, de la réflexion, et souvent de découper votre poste en fonction des projets ou des sujets. 

Rencontrer votre nouvelle équipe

C’est une étape importante à ne pas reporter dans le temps. Ce doit être l’une de vos premières actions.

Votre nouvelle équipe à des attentes, des appréhensions, et de l’espoir. Vous êtes un nouvel interlocuteur avec du pouvoir vis-à-vis d’eux.

Outre une réunion ou un déjeuner d’équipe pour créer du lien, il est important de les voir individuellement, pour avoir une conversation plus intime sur leurs enjeux personnels au sein de l’organisation. 

Votre prédécesseur ou des collègues vous auront sûrement parlé des uns et des autres, et donc vous aurez sûrement un avis sur leur personnalité ou leur performance.

Essayez d’arriver à vos entretiens avec un regard neuf, sans jugement, pour vous faire votre propre opinion, qui s’affinera au fil du temps. 

Approchez ces entretiens comme une occasion unique de créer de la confiance, de recueillir des informations directes et sans filtre sur les contours du job, et de comprendre leurs attentes. 

Posez-leur des questions, soyez à l’écoute, et prenez des notes. 

Vous pouvez leur poser des questions du type : 

• Individuelles : quel est ton parcours ? As-tu des attentes ? Qu’est-ce qui te motive dans ton job ? Ce qui te manque ? 
• Sur le périmètre : qui sont les alliés ? Quels sont les obstacles ? Que dois-je savoir à propos de nos interlocuteurs principaux ? 

L’idéal serait de pouvoir aussi indiquer le type de manager que vous êtes, ce qui compte pour vous. Et d’apporter une première vision de la façon dont vous envisagez les missions de votre poste ou du département. 

Tisser des liens avec les partie-prenantes

Lors de votre entretien avec votre propre manager, soyez aussi transparent.e sur ce dont vous avez besoin pour remplir votre mission, même si vous serez plus à même de le définir après quelques semaines dans la fonction. 

N’hésitez pas à organiser des déjeuners ou des réunions de prise de connaissance avec les principaux contacts pour recueillir des informations informelles. 

Profitez de votre position de nouveau/elle, pour poser un maximum de questions.

Vous êtes comme une feuille blanche, vous n’avez pas (encore) d’inimitiés, c’est donc le moment de mieux comprendre votre périmètre, exprimer vos questionnements, etc. 

Renforcer votre mental

Dans vos premiers pas à ce poste, il va être essentiel de compter avec un ennemi de taille : vous-même.

Vous pouvez avoir le sentiment de ne pas être à la hauteur, d’avoir été placé.e là par erreur, ou d’être comme entré.e par effraction.

C’est le syndrome de l’imposteur qui s’immisce.

Gardez en tête que votre nomination ou recrutement n’ont pas été la décision d’une seule personne, et qu’on n’attend pas de vous des choses infaisables, surtout dans les premières semaines. 

Et surtout, renforcez votre mental pour garder toute votre lucidité en cette période critique, ne pas vous mettre en déséquilibre par volonté de trop faire ou de vous éparpiller. Et pour garder votre esprit de réflexion, votre sens stratégique, et éviter les conversations négatives de votre propre critique interne. 

Elaborer et valider votre feuille de route

L’une de vos premières missions va être de concevoir une feuille de route, pour votre équipe, vous-même, et l’ensemble des partie-prenantes, dans les limites de votre périmètre. 

Il est important de passer du temps sur cette activité en associant toutes les personnes pouvant avoir un oeil pertinent : votre équipe bien sûr, mais aussi votre management et d’autres contacts au sein et en-dehors de l’organisation (benchmarks, réseaux, partie-prenantes externes). 

Cette feuille de route vous engage, et elle doit avoir comme seul objectif de produire des résultats.

Le critère d’une feuille de route est de combiner à la fois la visibilité et l’impact.

Certaines actions auront plus d’impact que de visibilité et inversement, mais évitez les  actions superficielles et sans aucun retour sur investissement concret. 

L’avantage d’être nouveau dans le poste est justement de pouvoir remettre à plat un certain nombre de pratiques inutiles, de mettre en oeuvre de nouvelles idées, tout en poursuivant les projets à fort impact. 

Votre feuille de route doit impliquer au moins deux temporalités :

• le court terme, avec un maximum de quick wins ou victoires rapides,
• et du moyen terme, qui impliquera davantage de travail de fond et n’aura pas de résultats avant quelques mois. 

Vous pouvez avoir déjà la direction du long terme et l’esquisser, mais cela ne doit pas être votre priorité dans l’immédiat. 

Travailler votre communication

Il est important, même si vous n’avez pas toutes les réponses et que vous pouvez vous-même être dans une certaine confusion par rapport aux contours et attendus de votre périmètre, d’avoir une communication la plus transparente possible. 

Ne vous engagez pas sur des sujets que vous n’êtes pas sûr.e de pouvoir mener à terme. 

Idem avec votre équipe, ne promettez rien que vous n’êtes pas sûr.e de pouvoir tenir à ce stade, compte tenu des informations que vous avez à disposition.

Prendre du temps pour vous

Prendre soin de vous et vous assurer de votre bien-être durant cette période est clé.

Veillez à votre sommeil, passez du temps en famille ou avec des amis, faites des activités sportives ou relaxantes pour contrôler votre stress.

Et n’oubliez pas de vous coacher tout au long du processus pour garder un état d’esprit serein et positif. 

En conclusion

Une prise de poste est une période à soigner particulièrement.

Passez du temps avec les interlocuteurs clés (équipe, management, partie-prenantes internes et externes). Communiquez clairement vos attentes et besoins, et posez un maximum de questions.

Attachez-vous à penser de façon stratégique pour établir votre feuille de route.

Ne négligez pas votre mental et votre bien-être pendant toute cette période.

Dans cette période à enjeu, un coaching de prise de poste vous aide à accélérer votre développement, à bénéficier d’un accompagnement individualisé et à transformer l’essai.